QUE GASTOS ME PUEDO DEDUCIR

Definición de lo que es un gasto deducible

Los necesitamos para hacer nuestro trabajo hacer compras de materiales, herramientas, vehículos, gasolina, alquilar un local…

Hacienda necesita saber tus beneficios para calcular los impuestos que tienes que pagar.

Para ello, resta los gastos de los ingresos de tu actividad.

Imagina que has facturado 5.000 €, pero que la mitad se te han ido en gastos porque has contratado los servicios de otros autónomos.
Tu beneficio real es de 2.500 €, por lo que no sería justo que pagases impuestos por 5.000 €, ¿verdad?

Hacienda tiene esto en cuenta y por eso existe el concepto de gastos fiscalmente deducibles

Los gastos deducibles son gastos que un autónomo necesita realizar para desarrollar su actividad y que Hacienda permite contabilizar en las declaraciones del IVA o de IRPF para que pague menos impuestos. Es decir son los gastos que puedes deducirte fiscalmente porque son imprescindibles para tu actividad.

Si te fijas, en esta definición mencionamos dos impuestos: el IVA y la renta (el IRPF).

El IVA es el impuesto que grava el consumo y está presente en casi todos los productos o servicios que compras (y vendes) —salvo aquellos que están exentos de IVA.

Pues bien, con eso de que Hacienda te permite contabilizar los gastos deducibles en las declaraciones (o autoliquidaciones) del IVA queremos decirte que Hacienda te permite recuperar el IVA de esas compras.

Con el IRPF ocurre algo parecido. El impuesto de la renta de las personas físicas (IRPF) es el impuesto por el que como autónomo —una persona física— tributas en tu actividad.

Y Hacienda, cuando vas a presentar la declaración anual de la renta, te permite deducirte (o descontarte) algunos gastos del IRPF.

¿Cuándo es deducible un gasto?

Un gasto es deducible si es necesario y exclusivo

Juan es consultor de comunicación y considera que su aspecto es importante para su profesión.
Así que decide comprarse un traje nuevo para proyectar la mejor imagen posible en su próxima reunión.
A Juan no le falta razón. Puede que su gasto sea necesario. ¿Pero es exclusivo?
Veamos: pretende usar el traje para el trabajo, aunque también podría ponérselo en cualquier otra ocasión, ¿verdad?
O al menos, así es como lo ven nuestros expertos y como lo vería Hacienda.

Y ahora fijémonos en su pareja: Ana, que tiene una peluquería y quiere renovar los uniformes que usan sus empleadas para trabajar.

Entonces ¿la ropa es un gasto deducible?

  • En el caso de Juan, la ropa no es un gasto deducible porque no se puede considerar un gasto exclusivo.
  • En el caso de Ana, la ropa sí es deducible porque es un gasto necesario y exclusivo. Y enesto no hay dudas: los uniformes son imprescindibles para realizar el trabajo y, en principio, no pueden ser utilizados en ninguna otra ocasión.

Un gasto es deducible si conservas la factura

La regla es clara: para desgravar un gasto, debes conservar una factura que justifique la compra.

Si conservas una factura con estos datos, podrás desgravar el gasto, tanto del IRPF como del IVA.

Pero, ¿qué sucede si no guardo la factura del gasto?

Un gasto sólo es deducible si conservas la factura

La factura puede ser una factura completa o simplificada, pero siempre tiene que tener estos datos (como mínimo):

  • Número de factura
  • Fecha de emisión de la factura
  • Datos del proveedor: nombre, NIF y dirección fiscal
  • Tus datos identificativos como autónomo (nombre y apellidos, NIF y dirección)
  • Descripción del bien o servicio adquirido
  • Precio del bien o servicio adquirido antes de impuestos (base imponible)
  • Porcentaje de IVA aplicado


Si bien hay gastos que nunca vienen acompañados de una factura. Por ejemplo: la cuota de autónomo de la Seguridad Social, las de los colegios profesionales, seguros y algunos gastos bancarios, pero que son admitidos por Hacienda como gasto deducible siempre que se pueda acreditar que han sido soportados por ti, por ejemplo aportando el recibo bancario de pago.

Los gastos deducibles más comunes

  1. Alquiler de local o espacio de trabajo
    • Suministros de este inmueble
    • IBI y otros impuestos del inmueble
    • Teléfono e internet
  2. Materiales y materias primas
  3. Amortización de bienes de inversión (Ej un ordenador)
  4. Atención a clientes (Ej Merchandising publicitario)
  5. Marketing y publicidad
  6. Asesoría Online
  7. Página web
  8. Gastos financieros (comisiones TPV)
  9. Servicios de otros profesionales
  10. Salarios y Seg Social de empleados
  11. Cuotas de autónomos
  12. Desplazamientos
  13. Vehículos y combustible
  14. Software
  15. Seguros (R.C., seguro del local…)

Son de especial consideración y merecen una aclaración al margen:

1º El alquiler de local o espacio de trabajo.
Te puedes deducir al 100 % un local alquilado como una oficina, un almacén o un punto de venta.
La condición: el contrato ha de estar a tu nombre y debes haber informado a Hacienda previamente presentando el modelo 036 o 037.
El alquiler de tu vivienda habitual NO es deducible, la Ley de arrendamientos urbanos diferencia entre alquiler de vivienda y alquiler de local de negocio.
En más, el alquiler de negocio esta sujeto a IVA, por lo que el arrendador está obligado a emitir factura con su IVA correspondiente, y liquidarlo trimestralmente. Y esto no sucede en los alquileres de vivienda, de ahí que no sean deducibles para tu actividad.
En todo caso podrás deducirte una parte de determinados suministros (internet, luz, teléfono…) siempre que puedas acreditar en que porcentaje tu vivienda está destinada al desarrollo de la actividad.

2º Suministros
Luz, agua y calefacción. Esto es lo que se entiende como gastos de suministros.
Si tienes un local alquilado exclusivamente para el desarrollo de tu actividad, puedes deducirte todos los gastos de suministros.
¿Que trabajas desde casa? Hacienda te permite deducir un 30 % del gasto por suministros.
Eso sí las facturas de los suministros deberán estar a tu nombre.

3.º Vehículos
La eterna pregunta que nuestros clientes nos plantean… ¿puedo deducirme los gastos de mi vehículo?
Existe mucha jurisprudencia y doctrina en cuanto a la deducibilidad de los gastos de un vehículo en el IVA e IRPF
Y es muy importante diferenciar entre ambos casos, ya que el tratamiento fiscal es diferente según se trate del IVA o del IRPF.
Como norma general, sólo será deducible cuando se pueda acreditar que la afectación directa del vehículo a al actividad empresarial o profesional.
Si bien, os remitimos a nuestra publicación específica sobre este tema donde ampliamos el análisis de la normativa y los diferentes supuestos y jurisprudencia.
 

Gastos de difícil justificación

Son gastos que se pueden deducir en la declaración de la renta. Pero con un límite: no pueden superar los 2.000 € anuales. Y, además, tienes que cumplir estos dos requisitos:
  • Calcular el impuesto de la renta por la modalidad de estimación directa simplificada, que es cuando se mira el beneficio teniendo en cuenta la diferencia entre ingresos y gastos. Para saber si es tu caso, mira si marcaste la casilla 609 en tu alta en Hacienda (modelo 037 o 036).
  • Tener beneficios en tu actividad. Es decir, que tengas más ingresos que gastos.

Si cumples estos requisitos se aplicará la reducción por gastos de difícil justificación así

  1. Alquiler de local o espacio de trabajo
    • Suministros de este inmueble
    • IBI y otros impuestos del inmueble
    • Teléfono e internet
  2. Materiales y materias primas
  3. Amortización de bienes de inversión (Ej un ordenador)
  4. Atención a clientes (Ej Merchandising publicitario)
  5. Marketing y publicidad
  6. Asesoría Online
  7. Página web
  8. Gastos financieros (comisiones TPV)
  9. Servicios de otros profesionales
  10. Salarios y Seg Social de empleados
  11. Cuotas de autónomos
  12. Desplazamientos
  13. Vehículos y combustible
  14. Software
  15. Seguros (R.C., seguro del local…)

Como contabilizar los gastos deducibles

La contabilidad es uno de los pilares fundamentales de los autónomos.
Lo primero es pedir las facturas de todo aquello que compres o gastes para trabajar, de esto te ocupas tu, a nosotros sólo nos tienes que subir las facturas y justificantes de gastos que vayas recopilando

Y lo segundo es llevar a rajatabla los libros de registro de tus gastos y bienes de inversión, y de eso nos ocupamos nosotros.

¿Suena complicado? No lo es. Consiste solamente en registrar todos los gastos, con su correspondiente factura o ticket, en un mismo lugar.

Recuerda que, como autónomo, debes llevar un registro de tu contabilidad, por si a Hacienda le da por hacerte una inspección.
Por esa razón, necesitas llevar estos libros al día. Y conservarlos durante, al menos, 4 años.

Nosotros desde Clic! Asesoría nos ocupamos de generar los libros de ingresos y gastos en el formato solicitado por Hacienda, si lo piden lo tendrán !!

Presentación de modelos ante Hacienda

Una vez tienes organizados todos tus gastos deducibles falta declararlos en los modelos oficiales.

Los modelos son documentos oficiales, con un formato determinado, que tienes que presentar en unos plazos fijados con antelación.

La periodicidad puede ser trimestral (modelo 303 y modelo 130) o anual (modelo 390).

Además, cada modelo se centra en un ámbito diferente (el 303 es para el IVA y el 130 para el IRPF) y requiere, por tanto, que aportes una información u otra.

Nosotros, desde Clic! Asesoría nos ocupamos de la presentación de tus modelos en los plazos establecidos, sólo tienes que autorizarnos y todo quedará debidamente presentado en su momento.


Volver