SUPLIDOS Y GASTOS REEMBOLSABLES

Un suplido es un gasto que corresponde a tu cliente del que tú adelantas el pago. La factura del gasto está emitida a nombre de tu cliente, sin embargo te llega a ti y tú la pagas porque está relacionado con el servicio que estás prestando.

Los requisitos que debe cumplir un gasto para que sea calificado como suplido, se desprenden del artículo 78.Tres.3º de la Ley del IVA, en el cual establece que no se incluyen en la base imponible “las sumas pagadas en nombre y por cuenta del cliente, en virtud de mandato expreso del mismo. El sujeto pasivo vendrá obligado a justificar la cuantía efectiva de tales gastos y no podrá proceder a la deducción del Impuesto que eventualmente los hubiera gravado”.

Por tanto, los requisitos para que un gasto sea calificado como suplido son:

• Que se trate de sumas pagadas en nombre y por cuenta del cliente
• Que se acredite el importe de los gastos, mediante la aportación de factura emitida a nombre del cliente
• Que se haya pagado por orden del cliente, ya sea de forma verbal o escrita
• Que se demuestre el pago por cualquier medio admitido en derecho

Para facturar un suplido debes incluir el gasto en la factura haciendo constar la denominación “suplido”, añadiéndolo al importe que corresponde a los honorarios de tus servicios.

A efectos prácticos un suplido no es para ti ni un gasto ni un ingreso. Se trata de un pago en nombre de tu cliente y la factura llega de hecho a su nombre, luego no debe estar incluido en la base imponible de la factura. Los suplidos deben facturarse sin IVA ni retención por el mismo importe que tú pagaste en nombre del cliente.

Ante una posible inspección de Hacienda te recomendamos que, para dejar bien claro que se ha realizado un pago por adelantado de este gasto a nombre de tu cliente, adjuntes una copia de la factura del suplido a la factura emitida al cliente.

Los gastos reembolsables son gastos necesarios para poder prestar el servicio contratado al cliente. El gasto reembolsable te corresponde a ti, que lo pagas, recibes la factura a tu nombre y deduces el gasto. Sin embargo, ese gasto tú se lo facturas al cliente que se hace cargo porque asi lo acordasteis previamente

Tal y como hemos comentado, cuando existe un gasto reembolsable debe existir una factura o documento justificativo del gasto a tu nombre. Dicha factura debe estar emitida a tu nombre, de modo que a efectos fiscales será para ti un gasto deducible.

En una fase posterior, será el cliente quien asuma estos gastos de modo que tú deberás facturárselos e incorporarlos en tus cuentas como ingreso. De este modo, al figurar como ingreso y como gasto un mismo gasto reembolsable, el efecto neto es cero.

Es importante tener en cuenta que tendrás que facturar los gastos reembolsables al cliente al mismo tipo de IVA y aplicando el mismo tipo de retención en su caso, al que facturas tus bienes o servicios, no al tipo de IVA que a ti te los han cobrado.